Gemensam enhetlig molnlösning ger mer kraft i projekten

– Den nya lösningen har gett oss betydligt bättre styrning och överblick av hela investerings- och projektportföljen. Med VPM Accelerator och Microsofts Power Platform har vi fått en flexibel, enhetlig, transparent och skalbar lösning som hjälper oss att ta rätt beslut snabbare och hantera över 700 projekt utan att tappa kontrollen. Projekteffektiviteten har ökat genom konsolideringen av system och processer samt en väl strukturerad och processorienterad hantering. Lösningen har också möjliggjort automatisering av många manuella processer, säger Fredrik Lundmark, VD på Mölndal Energi Nät, och fortsätter:

– Det har blivit lättare att skapa nya projekt, äska och godkänna finansiering till nya initiativ samt att dela information och hålla koll på projektens utveckling. Inte minst är det idag mycket enklare för oss i företagsledningen att hålla oss uppdaterade om projektens status och vaska fram värdefulla data ur lösningens kraftfulla rapporter.

Elnätsverksamheten bedrivs i dotterbolaget Mölndal Energi Nät AB. Här har investerings- och förbättringsprojekten ökat kraftigt under de senaste åren. Företagets satsningar inkluderar bland annat kapacitetsökningar och digitala lösningar för förbättrad nätövervakning och drift.

Tidigare hanterades projekten med hjälp av ett antal egenutvecklade separata lösningar i bland annat Excel, SharePoint och enkla mappsystem. Det fanns ingen gemensam lösning för investerings- och projektstyrning. När antalet investeringar och projekt ökade beslöt Mölndal Energi att införa en enhetlig lösning för alla investerings- och förbättringsprojekt. Valet föll på Visuell Planerings Microsoftbaserade VPM Accelerator.

– Vår tidigare decentraliserade lösning fungerade hyfsat när vi hade en lågintensiv investerings- och projektverksamhet. När investeringstakten ökade behövde vi skapa ett gemensamt, strukturerat och enhetligt system där vi kan hålla ihop alla trådar i ett investeringsprojekt. Detta inkluderar allt från budgetering till projektstyrning, förändringshantering och uppföljning, förklarar Fredrik och tillägger:

– Idag har vi över 700 aktiva projekt. Det hade varit enormt tidskrävande att hålla reda på dem med våra tidigare processer och verktyg. Med VPM Accelerator kan vi på ett enkelt sätt hantera och driva alla projekt effektivt framåt med hög kvalitet och hålla alla nyckelpersoner uppdaterade om allt som händer i projekten.

Lösningen som Mölndal Energi, med Visuell Planerings hjälp, har infört är ett Power Apps-baserat tillägg till Microsofts molnbaserade Planner Premium-applikation. Appen tillför viktiga scenarier till Planner för att till exempel identifiera och hantera risker eller att analysera och besluta om vilka initiativ som ska genomföras.

Med allt på ett ställe skärps överblicken och kontrollen

Med mallar och fördefinierade formulär går det snabbt att skapa nya investeringar och projekt i verktyget. Beroende på typen av projekt hämtas rätt processtruktur automatiskt. Det säkerställer att projektledaren fyller i rätt uppgifter samt följer alla processteg och kvalitetsregler. När ett nytt projekt skapas knyts också en ny Microsoft 365-grupp, med bland annat en SharePoint-sajt och andra applikationer, till projektet. På detta sätt går det snabbt att komma i gång, tilldela uppgifter och börja dela information med arbetsgruppen.

– Med hjälp av Acceleratorn har vi kunnat integrera och konsolidera investeringsplaneringen med projektstyrningen. Nu kan vi göra och se allt i ett enda verktyg, vilket ger oss betydligt bättre överblick av alla flöden, resurser, aktiviteter och viktiga nyckeltal. Lösningen ger oss också möjlighet att bjuda in externa parter i projekten samt dela information och tilldela dem arbetsuppgifter, poängterar Fredrik.

Snabbare insikter med skräddarsydda rapporter

Fredrik berättar att de först tittade på stora traditionella projektsystem som många organisationer i den offentliga sektorn använder. De kom snabbt fram till att dessa system var för stelbenta och kostsamma, varför de vände sig till Visuell Planering för att bygga en mer anpassad och flexibel lösning:

– De omfattande monolitsystemen är ofta väldigt rigida och låsta vid ett bestämt arbetssätt. Att anpassa dem är svårt och kostsamt. Vi ville inte bli fast i sådan lösning. Med Acceleratorn kan vi göra förändringar snabbt och enkelt. Att skapa ett nytt formulärfält är gjort på nolltid och genom integrationen med Power BI är det relativt enkelt att förändra och skapa skräddarsydda rapporter.

Rapportvyerna ger projektledarna och andra beslutsfattare tydlig visuell och nyckeltalsbaserad information om projektens hälsostatus. Här finns allt från så kallade Heatmaps till resursöversikter, aktivitets- och budgetuppföljningar. Lösningen är också integrerad med företagets affärssystem UNIT4 och en gång per natt uppdateras alla resurs- och ekonomiska utfallsdata. Det innebär att beslutsfattarna kan följa projektutvecklingen med hög exakthet och i god tid upptäcka och åtgärda resursbrister eller andra risker som kan äventyra projekten.

– Rapportvyerna använder vi flitigt. De ger oss snabba insikter genom bra och intuitiva översikter. Med enkla diagram och tydliga färgkoder kan jag till exempel lätt se om ett visst projekt eller ett helt program går enligt plan avseende resurs, kvalitet, tid och ekonomi. Är det något som jag behöver titta närmre på flaggas det tydligt. Och vill jag veta vad som döljer sig bakom siffrorna är det bara att borra nedåt genom datalagren, konstaterar Fredrik.

En annan stor förbättring är att projektledarna nu själva kan skapa och korrigera prognoser för respektive projekt genom en särskild prognosfunktion. Tidigare hade en medarbetare ansvar för att manuellt samla in uppgifter och skapa prognoser för alla projekt. Funktionen frigör mycket tid och ökar flexibiliteten.

Fredrik understryker att det är helt avgörande för lösningen att skapa en bra datamodell, med väl genomtänkta regler och en stringent metadatastruktur, som säkerställer att rätt data hamnar på rätt plats:

– Det gäller ju att mata datamonstret på rätt sätt så att vi kan dra rätt slutsatser utifrån rapporterna och agera i rätt tid om något ser ut att hamna utanför planen. Därför är det viktigt att göra ett ordentligt grundarbete inför systeminförandet så att strukturen, flödena, taxonomin och affärsreglerna är korrekta!

Med AI kan effektiviteten och styrningen vässas ytterligare

Mölndal Energi har också börjat titta på hur de kan använda AI för att automatisera fler uppgifter i projekthanteringen. Microsoft Copilot kan till exempel hämta och matcha data ur dokument för att automatiskt populera formulär vid skapandet av projekt. Det är ännu på försöksstadiet, men Fredrik hoppas kunna öka automationen i lösningen:

– Vi har testat Copilot i Acceleratorn och ser att den kan stödja vissa processer och öka vår effektivitet. Under de närmaste månaderna kommer vi att sätta upp några pilotstudier för att på ett mer strukturerat sätt undersöka möjligheterna. Det vi sett hittills verkar lovande!