Trafikverket strömlinjeformar sina projekt med Project Server

– Vårt egenutvecklade projekt- och portföljstödsystem UPP leder till mer strömlinjeformade och standardiserade processer. Tidigare hanterades projekten med hjälp av en spretig flora av olika Excel- och PowerPointdokument samt SharePointlistor. Idag sker det mesta av styrningen och hanteringen via UPP, från planering av projekt, resursallokering till kvalitetssäkring, leverans och uppföljning,

säger Christoffer Blomqwist, Produktägare på Trafikverket, och fortsätter:

– Lösningen har gjort det enklare för projektledare, projektingenjörer, portföljägare och resursägare att planera, optimera, samordna och visuellt följa upp sina projekt och portföljer. Vi har också förbättrat våra processer och arbetar mer strukturerat och enhetligt nu.

Datadriven projekthantering via gemensam hub

Tidigare hanterades projekten och portföljerna i Trafikverkets verksamhetsområden för medelstora till större projekt med hjälp av ett antal egenutvecklade Excel- och PowerPointdokument samt SharePointlistor. Det fanns inget gemensamt IT-stöd för hela projekt- och portföljhanteringen.

Då en mycket stor del av Trafikverkets verksamhet drivs i projekt med många inblandade och omfattande investeringar beslöt ledningen att utveckla en gemensam lösning för projektstöd och uppföljning. Detta för att effektivisera processerna, underlätta samarbete och samordning mellan projekt, enheter och resurser samt stärka kontrollen. Valet föll på Project Server och Power BI som teknisk plattform och Visuell Planering som leverantör av det Project Server-baserade projekthanteringssystemet.

– Vi behövde skapa ett centraliserat och gemensamt system med stöd för alla faser och roller i ett projekt och med funktioner och vyer som gör det enkelt för portföljägare att hantera och övervaka sina portföljer. Med Visuell Planerings hjälp har vi byggt en anpassad lösning med hög flexibilitet, skalbarhet och kostnadseffektivitet, framhåller Lars-Åke Dahlén, Projektledare & Tekniknära förvaltare på Trafikverket.

Det är främst verksamhetsområdet Investering som använder UPP. Här drivs projekt med investeringar upp till omkring en miljard kronor. Även delar av verksamhetsområdet Stora Projekt, med investeringar över en miljard kronor använder UPP.

UPP är skräddarsytt efter Trafikverkets process för genomförande av projekt, vilken baseras på projektmetodiken XLPM. Lösningen stöder alla delar i ett projekt – från den initiala planeringen, budgeteringen och resursallokeringen till genomförande, analys, rapportering och leverans. Även om inte all funktionalitet finns inbyggt i UPP, så kommer användarna åt alla resurser via länkar i systemet. Christoffer menar att UPP fungerar som ett nav i projekthanteringen. Till exempel finns länkar till projektens samarbetsytor i en SharePointbaserad projektportal där dokumentation kring projekten lagras.

– Förutom att effektiviteten ökat till följd av att vi nu har alla resurser och verktyg tillgängliga via en applikation, så arbetar vi också mer regelbaserat och datadrivet idag. UPP hjälper alla att följa projektmodellen på rätt sätt och eftersom lösningen kräver strukturerad information i varje steg blir projekten mer datadrivna. Det minskar risken för fel, tids- och resurskonflikter samt höjer kvaliteten på projektens data och rapporter, poängterar Christoffer.

Högre fart med bättre kontroll

I och med att UPP:s struktur bidrar till att rätt information hamnar på rätt plats i projekten underlättas inte bara alla beslut som krävs för att driva ett projekt framåt. Även uppföljningen av projektens framdrift och hälsa förbättras. För att analysera projektens utveckling och nuläge har Trafikverket utvecklat ett antal anpassade beräkningsmodeller och rapporter i Power BI som integreras sömlöst med UPP.

– Det är mycket enklare och går snabbare för bland annat projektledare och projektingenjörer att uppdatera projekten och för de som följer upp projekten att ta pulsen på dem. Genom de länkade Power BI-rapporterna kan de enkelt borra sig nedåt i datalagren för att studera siffrorna på djupet eller uppdatera dem i Project. De flesta användare tar genvägen via rapporterna för att analysera eller justera projekten och resurserna, berättar Lars-Åke.

– Användarna uppskattar mycket att de när som helst kan ta ut en aktuell rapport ur systemet, utan att de måste leta upp, samla och knappa in data i Excel och presentera det i PowerPoint, vilket tar mycket tid. Så länge vi följer strukturen i UPP och processen för genomförande av projekt så är underlagen per automatik alltid färska och kvalitetssäkrade. Det gör det enklare att dela information med andra och att ta rätt beslut, fyller Christoffer i.

Bättre samarbete och koordinering

Generellt sett har UPP resulterat i bättre samarbete och samordning mellan olika enheter, projekt och resursägare. Detta eftersom det nu är så mycket enklare att skaffa sig kunskap om projektens status, tidsplaner och milstolpar samt resursläget idag och framåt. Dessutom erbjuder UPP en väldigt tydlig och intuitiv portföljöversikt med bland annat tollgates, prognoser, budgetar, risker, start- och leveranstider med mera. Det underlättar för koordinatorerna och portföljägarna att optimera portföljerna så att resurserna allokeras där de gör störst nytta och att projekten levererar med hög precision rätt kvalitet i rätt tid.